The 7 habits of highly efficient supply and demand chains

March 12, 2008 at 1:53 pm Leave a comment

Apa yang anda di benak anda ketika mendengar nama “Stephen Covey” ? Pastilah akan terngiang sebuah buku yang mungkin anda sudah beberapa kali membacanya. Yak, judul buku fenomenal itu adalah Stephen Covey’s The 7 Habits of Highly Effective People. Buku ini begitu terkenal karena sang penggagas, mencoba untuk menceritakan bagaimana meraih sebuah kesuksesan lewat sebuah formula yang dia sebut seven habits.  Menurut Oxford Dictionary, Habit  berarti thing that you do often and almost without thinking. Habit adalah segala sesuatu (cara pandang, pemikiran, dan tingkah laku) yang sering kita lakukan dan bahkan sering tanpa berpikir. Habit seakan – akan seudah mendarah daging pada diri kita. Yang sudah ada pada rangkaian DNA kita. Terus bagaimana kalau habit kita jelek? Jangan khawatir, seperti kata Rhenald Kasali dalam triloginya (change management, re-code your DNA, and Power House) bahwa habit dapat kita engineering lagi. Kaitannya dengan Supply Chain Management, ada beberapa habits yang harus ada baik dalam diri pribadi kita maupun dalam organisasi atau team kita. Habits yang benar – benar kalau kita terapkan akan menjadi kunci sukses dalam membuat aliran supply dan demand menjadi efektif. Menurut Jim Tompkins, seven habits yang dimaksud adalah: communicate, benchmark, asses and partner, prioritize, lead ! don’t just manage, add value by focusing on core competencies, dan continuously improve. 

Communicate. Komunikasi adalah habit kunci pertama. Tanpa komunikasi kita tidak akan pernah mencapai target yang sudah kita tetapkan bersama. Komunikasi harus kita jaga baik untuk kalangan internal maupun eksternal departemen kita. Seperti kita tahu SCM memungkinkan terjadinya cross-department function. Sehingga dengan komunikasi akan meyakinkan bahwa kita maupun hal – hal yang terkait dengan kita mempunyai kesamaan pemahaman akan apa artinya “supply chains”, apa target yang akan kita raih dan setiap orang mempunyai pemahaman yang sama akan “what, why, who, dan where”. Sering terjadi, bahwa sekarang ini adanya kesenjangan antara “golongan tua” yang sudah mengabdikan diri dan kaya pengalaman dengan “golongan muda” yang masih idealis dan mampu melihat tantangan – tantangan terbaru yang ada di depan. Seringkali terjadi gap. Terjadi contra-opinion. Padahal kalau kita telaah lebih jauh adanya contra-opinion adalah hal yang sangat membangun, asalkan masing – masing pihak mampu mengkomunikasikannya dengan baik dan masih dalam koridor pencapaian target yang sama. Komunikasi juga merupakan jembatan antara kepentingan produsen, konsumen, supplier, dan distributor. 

Benchmark. Benchmarking adalah salah satu cara dalam mengidentifikasikan problem atau bisnis baru sehingga kita mendapatkan cara untuk melakukan improvement. Benchmarking dapat kita lakukan ke dalam maupun keluar. Ke dalam untuk mengidentifikasi waste yang mengganggu aliran kita. Sehingga konsep lean dapat senantiasa kita jaga. Keluar untuk memahami apa yang competitor kita lakukan, apa yang supplier maupun 3rd party yang terkait dengan perusahaan kita lakukan dan apa yang perusahaan – perusahaan lain yang terbaik di bidangnya lakukan. Sehingga dengan benchmarking baik ke dalam maupun keluar kita akan mempunyai kerangka berpikir ke arah mana improvement kita jalankan. Semisal terjadi keterlambatan pengiriman dari supplier ke lini produksi kita. Maka dengan benchmarking kita akan mendapatkan root cause dari problem tersebut. Apakah dari planning produksi kita, dari kemampuan produksi kita, dari sisi transportasi, maupun dari problem – problem yang timbul karena kesalahan di sisi supplier kita. Benchmarking adalah jawaban dalam melihat aliran secara total dan menganalisa SWOT yang ada di perusahaan kita. 

Assess and partner. Assess and partner merupakan salah satu cara untuk menaikkan level ekselensi dari supply chain kita (seperti yang sudah didefinisikan Tompkins di bawah). Dengan benchmarking kita akan mengetahui berada di level berapa organisasi kita. Dengan adanya assessment akan bisa menaikkan level dalam region level 3 ke bawah. Untuk level 3 ke atas partnership adalah jawabannya. Milk Run delivery merupakan salah satu metoda assessment and partnership. Dengan Milk Run memungkinkan kita untuk mendapatkan efisiensi yang lebih tinggi untuk muatan – muatan LTL (Less Than Trucking Load). Kemudian kita bisa meningkatkan ke level kolaborasi milk run, dengan perusahaan – perusahaan sejenis yang mempunyai area kerja yang sama dengan kita.  

Prioritize. Prioritas akan menjaga kita dalam jalur sesuai dengan milestones – milestones yang  sudah kita definisikan di awal. Hal ini penting agar apa yang sudah kita targetkan bisa tercapai. Sebagai misal target di awal adalah meningkatkan menurunkan stock inventory sebesar 50%. Maka apa yang kita lakukan dalam benchmarking, assessment and partnership adalah untuk mendukung pencapaian target tersebut. Dari hasil benchmarking dan assessment penurunan stock bisa didapat dari dua cara. Cara pertama fokus pada manajemen operasional dan cara kedua dengan membuat software planning dan inventory yang terintegrasi. Apapun langkah yang akan kita ambil Prioritas dalam mencapai target adalah keharusan. Prioritas juga merupakan dasar dalam penyusunan KPI (Key Performance Indicator). 

Lead ! Don’t Just Manage. Management adalah kemampuan untuk mengukur dan mengendalikan segala proses yang ada di organisasi kita. Tanpa manajemen yang baik apa yang sudah kita targetkan tidak akan tercapai. Tetapi masalahnya, Setiap elemen di organisasi kita mempunyai konsep manajemen sendiri – sendiri. Leadership akan menjembatani ketimpangan yang timbul antara elemen – elemen tadi. Sebagai misal dalam konsep Transportation Management System, perusahaan kita menerepkan konsep milk run untuk beberapa supplier di area yang sama. Dalam menjalankan Milk Run ini kita menyewa service dari 3rd party logistic. Sehingga secara garis besar ada tiga elemen dalam hal ini, yaitu kita sebagai konsumen, supplier sebagai produsen, dan 3rd party logistic sebagai transporter. Kemampuan leadership kita dalam menjembatani kepentingan supplier dan 3rd party logistic akan menjadi kunci sukses dalam keberhasilan milk run delivery ini. 

Add value by focusing on core competencies. Kompetensi adalah kekuatan dari perusahaan kita. Adakalanya outsourcing menjadi salah satu cara untuk focus dalam kompetensi kita. Sebagai misal perusahaan kita adalah sebuah eksporter produk agrobisnis yang handal. Tetapi akhir – akhir ini permintaan dari konsumen menurun. Setelah kita benchmark ternyata problemnya berada di aliran produk kita. Seringkali produk menetap atau transit terlalu lama di dock sehingga begitu sampai di tangan konsumen produk menjadi berkurang nilainya karena telah melebihi masa hidup barang tersebut (misal:busuk,layu,dsb). Kita memakai pihak outsource untuk pengiriman ini. Setelah ditelaah lebih jauh masalahnya adalah tidak adanya komunikasi yang baik antara kita dengan pihak outsource dalam mendefinisikan value dari produk kita. Seringkali outsource bertindak sendiri dalam membuat improvement untuk kebutuhan mereka sendiri. Produk yang datang dari kita di kumpulkan lagi oleh mereka agar loading menjadi maksimum yang seringkali melebihi masa hidup produk kita. Seringkali kita melakukan outsource karena kita merasa tidak mempunyai kompetensi di bidang tersebut, yang dalam hal ini adalah delivery. Padahal ketika melakukan outsourcing, kompetensi kita yang lain harus ditingkatkan yaitu kompetensi dalam membina outsource kita tadi. 

Continuously Improve. Apa yang membuat Toyota menjadi pemimpin dalam bisnis manufaktur otomatif? Apa sebenarnya kunci sukses dalam Toyota Production System? Jawabannya adalah karena mereka melakukan kaizen. Kaizen adalah improvement berkelanjutan yang mendasari kebiasaan, cara pandang, dan philosophy mereka dalam menjalankan bisnis. Kita akan selalu berusaha untuk menaikkan level dari bisnis kita. Habits pertama sampai keenam memungkinkan kita untuk mencapai hal tersebut. Dan ketika telah tercapai habits ketujuh akan mengembalikan kita ke posisi awal untuk melakukan improvement secara berkelanjutan dan hal ini akan membuat aliran supply kita benar – benar menjadi lean (baca:efektif) dan kita menjadi pemimpin akan produk kita. 

Wassalam,

ekhsanJ

http://teamkita.worpress.com 

referensi:

No Boundaries: Moving Beyond Supply Chain Management – Jim Tompkins

The 7 Habits of Highly Effective People – Stephen Covey

The Elegant Solution: Toyota’s Formula for Mastering Innovation – Matthew E. May

Re-Code Your Change DNA – Rhenald Kasali

Six Levels of Supply Chain Excellence by Tompkins

Level I, Business as Usual — working hard to instill best practices in individual departments within your link.

Level II, Link Excellence — looking within your link for opportunities to remove boundaries between departments and pursue continuous improvements.

Level III, Visibility — turning the lights on outside your organization to see the information that needs to be shared with other members of your supply chain, revealing what is and isn’t working.

Level IV, Collaboration — working with other suppliers, vendors and customers to maximize customer satisfaction and drive out costs throughout the chain.

Level V, Synthesis — synchronizing new ways of thinking and strategies to provide even greater cost reduction and enhanced customer satisfaction.

Level VI, Velocity — Reducing the lead-time to incorporate continuous improvements throughout the supply chain.

Entry filed under: consulting, SCM. Tags: , .

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT WORKSHOP SERIES: MILK RUN DELIVERY

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


Calendar

March 2008
M T W T F S S
    Jan »
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
31  

Most Recent Posts


%d bloggers like this: